Comment améliorer la gestion de ses encours ?
L’encours client est la somme des montants issus de l’ensemble des biens et services réalisés par une structure et qui n’a pas encore été soldé par le client. Plusieurs raisons peuvent être à l’origine des encours clients et sa gestion est de plus en plus ardue surtout dans ce contexte business to business engendré par la digitalisation des entreprises. Comment améliorer de façon efficace la gestion des encours clients pour de meilleurs rendements ? Lisez cet article pour tout savoir.
Faire un audit pour redynamiser l’entreprise.
L’audit est la première étape pour améliorer la gestion des encours clients. Il s’agit en fait de faire une analyse approfondie de l’état de la trésorerie actuelle de l’entreprise. En effet, examiner les entrées et sorties vous permet de définir les causes réelles de la mauvaise gestion des encours. Il existe des outils qui vous permettent de détecter les encours de vos clients et dénicher ceux qui en possèdent le plus. Avec ce contrôle de gestion vous pourriez mieux prendre les décisions judicieuses. Vous avez le choix entre le recours au logiciel de gestion des encours clients pour aller plus rapidement ou la motivation de votre personnel. Cette dernière stratégie consiste à nommer des responsables chargé de recouvrir les encours avec promesse de prime pour chaque encours écopé. Vous pouvez également faire appel à des experts. Mais si votre entreprise passe par une mauvaise période, cette dernière alternative est un gros risque à encourir puisqu’il faut payer les honoraires qui coûtent très chères. Ces procédés redynamiseront votre société car l’audit va vous permettre de prendre les bonnes décisions.
Mettre l’accent sur les conditions de vente et redynamiser les moyens de paiement
Le contexte business to business met en relation deux entreprises au travers d’un site web. Peu importe le schéma, l’une fait office de client et l’autre de fournisseur. Pour limiter la casse, vous pouvez rappeler les conditions de vente sur les pages call-to-do. Ce sont des pages web sur lesquels, l’entreprise client est amenée à ajouter des produits à son panier ou à valider le paiement. Il faut ainsi stipuler des pénalités en cas de retard de paiement. Si c’est de manière physique, vous devez prévoir des contrats qui mentionnent les conditions de vente que le client signe pour s’engager. Vous pourrez ainsi engager une poursuite judiciaire au moment opportun. Ces contrats doivent répondre aux normes légales. Consultez un notaire pour son établissement.
Pour faciliter le paiement, vous pouvez demander à ce qu’on intègre un moyen de paiement sécurisé et fiable comme Paypal par exemple à votre boutique en ligne. Ceci évitera aux clients les longues files d’attente à la banque et un recouvrement presque immédiat de votre revenu après achat.
Prévention des encours clients
Il faut mettre en place des méthodes pour définir vos conditions pour la concession d’encours et de recouvrement. Il s’agit ici de mettre en place des clauses que doit respecter un client pour bénéficier d’un encours. Ces critères peuvent être basés sur le statut et l’ancienneté de l’entreprise client, du nombre d’années passé en collaboration, du nombre de commandes passé sur le site web et du montant. Vous pouvez décider d’accorder par exemple un encours pour tout achat supérieur ou égal de 2000 €. Tout client qui ne respectera pas ce critère en est dispensé. Il s’agit du scoring client qui réduit le risque d’impayés. Pour une clarté, vous pouvez l’intégrer comme une fenêtre pop-up sur les pages stratégiques de votre site : page d’accueil, page de commande et de paiement. Mettez un numéro fonctionnel à contacter pour permettre aux clients de vous joindre en cas d’incompréhension.
L’avantage du scoring est que dans sa mise en application, il promeut la gestion du reouvrement . C’est un système qui permet de recouvrir de manière dynamique et rapide les insolvabilités. Pourquoi ne pas solliciter un logiciel qui prends en compte les deux aspects et qui réduirait les calculs interminables.
Création d’une charte ou un document de référence pour la gestion des encours
Il faut anticiper sur les encours clients en créant un document de référence. Il s’agit de la rédaction d’une charte qui stipule les différentes étapes pour bénéficier d’un encours et pour recouvrir ses derniers. Ce document standard doit être mis à la disposition de tous les employés et ce à tout niveau. Demandez à votre direction de communication et à aux ressources humaines de faire passer le message à toute l’équipe qui se doit de respecter le canevas.
N’oubliez pas de soumettre votre entreprise à une assurance-crédit qui assure le risque des impayés de vos clients. Elle vous met à l’abri et informe le client concerné de son impossibilité à vous acheter telle quantité de marchandise s’il ne paye pas son dû. D’autres méthodes comme l’affacturage (céder le crédit client à un factor contre un financement immédiat) ou le crédit manager vous aide à gérer le risque client. Ce dernier point est surtout une solution entreprise interne.
Il est évident que toutes ces solutions sont efficaces pour une meilleure gestion des encours clients mais l’idéal serait de mener des actions préventives pour limiter cela car en hausse, les impayés peuvent provoquer la faillite de votre entreprise.
